Skjalastefna

1. Tilgangur

Tilgangur skjalatefnu Háskólans á Bifröst er að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala hjá Háskólanum á Bifröst og lýsa ábyrgð starfsmanna. Háskólanum er skylt að afhenda gögn til Þjóðskjalasafns Íslands skv. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Með ábyrgri stefnu Háskólans í skjalastjórn er leitast við að tryggja að öll meðferð skjala sé áreiðanleg og að skjölin séu ávallt aðgengileg og varðveitt í samræmi við lög, viðeigandi vinnureglur og staðla.

Kerfisbundin stjórnun skjala innan Háskólans á Bifröst er hluti af gæðakerfi skólans.

2. Umfang

Stefnan nær til alls starfsfólks Háskólans á Bifröst og nær til allra skjala sem mynduð eru og veita sönnun um starfsemi skólans óháð miðlum. Stefnan gildir um skjöl, myndun þeirra, föngun, stjórnun svo og lýsigögn.

3. Markmið

Háskólinn á Bifröst skal starfrækja skilvirkt og traust skjalastjórnunarkerfi sem uppfyllir lögbundnar skyldur og kröfur.
Að starfsfólki sé ljóst að þau skjöl sem það móttekur, útbýr eða meðhöndlar í starfi sínu hjá Háskólanum á Bifröst sé eign skólans og að þau skulu meðhöndluð samkvæmt lögum og reglum sem um þau gilda og kröfum um vönduð vinnubrögð á sviði skjalastjórnar. Þannig að öll skjöl er varða málefni skólans, óháð formi, séu upprunaleg, áreiðanleg, heil og nýtanleg.
Að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala allan líftíma þeirra í rafrænu skjalastjórnunarkerfi, þ.e. frá því að þau verða til innan Háskólans eða berast honum, og þar til þeim er annað hvort eytt samkvæmt heimild eða þau afhent Þjóðskjalasafni Íslands.
Háskólinn leitast við að samræmd vinnubrögð séu viðhöfð í starfseiningum skólans, að skráning skjala í rafrænt skjalakerfi sé með þeim hætti að leit að skjölum sé hraðvirk, auðveld og árangursrík og að öll skjöl séu varðveitt á öruggan hátt skv. reglum um aðgangsstjórnun og lögum um persónuvernd.
Að koma í veg fyrir ósamræmda vistun skjala á einkasvæðum, sameiginlegum svæðum, í tölvupósti, einkatölvum og færanlegum miðlum.

4. Rafrænt skjalastjórnunar- og upplýsingakerfi

Háskólinn á Bifröst notar rafrænt skjalastjórnunar- og upplýsingakerfi frá fyrirtækinu OneSystems. Skjalastjóri sér um að veita aðgang að kerfinu og hefur umsjón með faglegum rekstri þess og notkun.

Starfsmönnum skólans er skylt að nota skjalastjórnunarkerfið til að vista í skjöl sem varða starf þeirra.

Skjalastjórnunarkerfið OneSystems lýtur skipulagi sem hér segir

Mál

Kerfið byggist á stofnun mála sem svo eru kölluð. Í því felst að búin eru til mál um ákveðin verkefni, fyrirspurnir, umsóknir og erindi og öll skjöl sem varða málið eru vistuð undir því í kerfinu. Notkun mála gerir kleift að halda saman öllum skjölum sem varða sama eða svipað efni.

Aðgangsstýringar

Kerfið gefur kost á öflugum aðgangsstýringum sem tryggja að aðeins þeir sem sannarlega eru aðilar að máli hafi aðgang að því. Almennt eru mál opin öllum nema þegar um persónuleg mál er að ræða, svo sem starfsmannamál og nemendamál.

Ábyrgðarmenn

Hvert og eitt mál hefur ábyrgðarmann sem sér um að unnið sé að málinu og öll skjöl vistuð undir því. Þegar vinnslu máls lýkur ber hann einnig ábyrgð á að loka því.

Kerfisstjórar

Kerfisstjórar í skjalakerfinu fá sjálfkrafa aðgang að öllum málum. Þeir eru skjalastjóri og kerfisstjóri hjá OneSystems.

Fundargerðir

Í skjalastjórnunarkerfið á að skrá allar fundargerðir fastanefnda og ráða skólans. Einnig er æskilegt að skrá í það fundargerðir annarra nefnda, verkefna- og matshópa.

Hópvinnukerfi

Kerfið er hópvinnukerfi, það er því ekki eingöngu geymslustaður fyrir skjöl heldur er það einnig vettvangur fyrir hópa til að vinna saman að málum og deila upplýsingum og skjölum. Til að kerfið nýtist sem slíkt er mikilvægt að öll skjöl, hvort sem um er að ræða tölvupóst, Word-skjöl eða annað, séu stofnuð undir viðeigandi máli um leið og þau eru útbúin. Þannig fá þau sjálfkrafa viðeigandi málsnúmer, einnig er hægt að útbúa tölvuskeyti og önnur skjöl beint úr málum.

Tvískráning

Mikilvægt er að skjöl séu aðeins vistuð á einum stað, þ.e. ef búið er að setja þau undir mál í skjalastjórnunarkerfinu skal eyða þeim úr tölvupóstkerfinu/af tölvudrifinu.

Skjalakerfið gagnvart tölvudrifum og tölvupóstkerfi

Tölvupóstkerfið og tölvudrifin eru ekki varanlegir geymslustaðir fyrir skjöl. Öll skjöl og allan tölvupóst, sem hefur þýðingu við vinnslu mála, á að vista í skjalastjórnunarkerfinu ef það er í notkun hjá hlutaðeigandi sviði eða nefnd/ráði.

Skjalakerfið gagnvart OneDrive, Dropbox og Google Docs

OneDrive, Dropbox, Google Docs og aðrar sambærilegar gagnalausnir/geymslusvæði eru ekki varanlegir geymslustaðir fyrir skjöl. Öll skjöl og allan tölvupóst, sem hefur þýðingu við vinnslu mála, á að vista í skjalastjórnunarkerfinu ef það er í notkun hjá hlutaðeigandi sviði eða nefnd/ráði.

5. Umsjón og ábyrgð

Rektor ber ábyrgð á að skjalastjórn Háskólans á Bifröst sé í samræmi við lög og reglur.

Skjalastjóri hefur eftirlit með því að farið sé eftir skjalastefnu skólans auk laga og reglugerða sem talin eru upp undir lið 7. Skjalastjóri leiðbeinir starfsfólki til að auðvelda því rétta meðferð skjala, hefur umsjón með skjalasafninu, stofnun nýrra notenda, aðgangsstýringum, gerð skjalavistunaráætlana, umsóknum um heimildir til skjalaeyðingar (grisjunar) og faglegum rekstri og notkun rafræna skjalastjórnunar- og upplýsingakerfisins. Skjalastjóri er tengiliður Háskólans við Þjóðskjalasafn Íslands og One systems.

Deildarforsetar bera ábyrgð á að skjalastefnu Háskólans á Bifröst sé framfylgt, hver á sínu sviði.

Starfsmenn bera hver og einn ábyrgð á að unnið sé eftir skjalastefnu Háskólans á Bifröst. Starfsmenn mynda, móttaka og varðveita skjöl til sönnunar um starfsemina í samræmi við settar verklagsreglur.

Kerfisstjóri (hjá One systems) tryggir starfrækslu skjala- og upplýsingakerfis í samvinnu við skjalastjóra.

6. Viðhald og breytingar

Skjalastjóri hefur einn réttindi til að uppfæra málalykil og bæta við undirflokkum. Eftir að fimm ára skjalavörslutímabili lýkur, skal skjalastjóri endurskoða málalykilinn ef þörf krefur í samvinnu við starfsmenn skólans. Efnissviðum málalykils sem samþykktur hefur verið af Þjóðskjalasafni má ekki breyta á vörslutímabili hans, nema til komi viðamiklar breytingar á verkefnum stofnunar. Áður en breyttur málalykill er tekinn í notkun þarf að fá hann samþykktan af Þjóðskjalasafni Íslands.